Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
Wypełniając obowiązek nałożony na podmioty przetwarzające dane osobowe, wynikający z treści artykułu 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. Urz. UE L 119/1 z dnia 04.05.2016 r. ze zm.), dalej RODO, przekazujemy Państwu poniższe informacje.
Jak przetwarzamy dane osobowe?
Akademia Łomżyńska, reprezentowana przez Rektora, jest w świetle obowiązujących przepisów administratorem Państwa danych osobowych, przetwarzanych w procesie rekrutacji na studia. Oznacza to, że odpowiadamy za przetwarzanie posiadanych danych w sposób rzetelny, bezpieczny oraz zgodny z przepisami prawa. Poniższa informacja ma zapewnić, aby cel i sposób przetwarzania był dla Państwa jasny i przejrzysty a także, abyście Państwo mieli możliwość sprawowania kontroli nad swoimi danymi osobowymi.
Kontakt z administratorem
Z administratorem można się skontaktować listownie pod adresem: Akademia Łomżyńska, 18-400 Łomża, ul. Akademicka 14, telefonicznie pod numerem telefonu: (86) 215 59 50, lub za pomocą poczty elektronicznej: rektorat@ansl.edu.pl. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować osobiście: ul. Akademicka 1, bud. B, pok. B2.20, telefonicznie: 86 216 82 60; 86 215 59 53 wew. 3220 lub na adres e-mail: iod@ansl.edu.pl we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych przetwarzanych przez administratora.
Jakie dane osobowe przetwarzamy, skąd je uzyskaliśmy, jaki jest cel przetwarzania oraz co nas uprawnia do ich przetwarzania?
Państwa dane osobowe przetwarzane będą w procesie rekrutacji na studia. Dane niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji dostarczacie nam Państwo osobiście. Są to dane identyfikacyjne (imiona i nazwisko), fotografia, adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku - nazwa i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwa państwa, które go wydało, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców - również nazwa państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka, data i miejsce urodzenia, płeć, numer telefonu kontaktowego, adres poczty elektronicznej i adres do korespondencji oraz inne dokumenty wymagane od kandydata na studia. Przetwarzanie pozyskanych danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, określonych w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668 ze zm.) i wydanych na jej podstawie aktach wykonawczych oraz wewnętrznych aktach normatywnych obowiązujących w Akademii Łomżyńskiej, dotyczących zasad rekrutacji, i w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Podanie danych jest dobrowolne, jednakże nieprzekazanie wskazanych informacji skutkować będzie niemożliwością przeprowadzenia rekrutacji.
Pozostałe dane, które nie są niezbędne do osiągnięcia wskazanego celu, możemy przetwarzać na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody - art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Dotyczy to w szczególności informacji związanej z ewentualną niepełnosprawnością kandydata, jeżeli uzna on, że jej przekazanie przyczyni się do stworzenia warunków do jego pełnego udziału w procesie przyjmowania na uczelnię lub w kształceniu. Zgoda może być przez Państwa wycofana w dowolnym momencie, jednakże jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Komu przekazujemy Państwa dane?
Pozyskane dane będą wykorzystane wyłącznie w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego. Odbiorcami Państwa danych mogą być jednakże podmioty, którym administrator zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych. Aby zapewnić możliwie najwyższy standard ochrony danych osobowych z tymi podmiotami zostanie podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Jak długo przechowujemy Państwa dane?
Zebrane dane będą przetwarzane przez okres trwania rekrutacji. W przypadku osób niezakwalifikowanych na studia, dane osobowe wprowadzone do systemu rekrutacyjnego, będą przechowywane do momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego. Po tym okresie zostaną zanonimizowane i w tej postaci będą przechowywane dla celów statystycznych. Po zrealizowaniu tego celu zostaną usunięte. Jeśli miałoby to zastosowanie, Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń. W przypadku wyrażania przez Państwa zgody na informowanie o przyszłych rekrutacjach, Państwa dane osobowe przetwarzane będą w tym celu do momentu odwołania zgody. Dane osobowe związane z wniesieniem opłaty rekrutacyjnej, będą przechowywane przez okres 5 lat. Dane osób zakwalifikowanych na pierwszy rok studiów przetwarzane będą nadal, a podstawą ich przetwarzania będą przepisy prawa zobowiązujące Uczelnię do dokumentowania procesu przebiegu studiów. Powyższe dotyczy róewnież danych dotyczacych niepełnosprawności, które będą przetwarzane na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody, do momentu jej odwołania.
Informacja o zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu
Zebrane dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opierającej się na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Nie będą także wykorzystywane w celu profilowania Państwa zachowań.
Przysługujące Państwu uprawnienia
W celu realizacji swoich praw związanych z ochroną danych osobowych, mogą Państwo wystąpić do nas z wnioskiem o:
- dostęp do danych (informację o przetwarzanych przez nas danych oraz o kopię danych), na podstawie art. 15 RODO;
- sprostowanie (poprawienie danych, które są nieprawidłowe), na podstawie art. 16 RODO;
- usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie, na podstawie art. 17 RODO;
- ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku), na podstawie art. 18 RODO;
Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. To, z którego uprawnienia mogą Państwo skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywanej przez nas do przetwarzania Państwa danych oraz od celu ich przetwarzania.
Aby mieć pewność, że są Państwo uprawnieni do złożenia wniosku, możemy prosić o podanie dodatkowych informacji, pozwalających na potwierdzenie państwa tożsamości.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Mają Państwo prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie przez nas Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.
